Analogicznie jak w latach ubiegłych należy przygotować dwa pliki o strukturze numer kontrolny#data ostatniej modyfikacji (w formacie rrmmdd)
1. Pierwszy z nazwą o strukturze: SYMBOL_BIBLIOTEKI (np. WA_212) zawierający numery kontrolne rekordów bibliograficznych skopiowanych z katalogu centralnego, a po znaku # datę ich ostatniej modyfikacji - np. zz2007993605#211112
2. Drugi z nazwą o strukturze: SYMBOL_BIBLIOTEKI_KHW (np. WA_212_KHW) zawierający numery kontrolne rekordów khw skopiowanych z katalogu centralnego, a po znaku # datę ich ostatniej modyfikacji - np. n 00024655#200507
Oba pliki powinny być wygenerowane w dniu porównania, po załadowaniu codziennych aktualizacji do baz lokalnych. A nazwa plików powinna być zapisana bez żadnego rozszerzenia (txt itd.)[Uwaga! Przypominamy, że chodzi nam o numer kontrolny rekordu, a nie numer systemowy z pola 001 (zaczynający się od vtls). Dla rekordów bibliograficznych jest to pole 035, dla rekordów khw - pole 010. Proszę również pamiętać, że wszystkie spacje w numerze kontrolnym rekordów khw są istotne! Proszę zatem ich nie usuwać]
[Uwaga! Pobrane do porównania pliki będą znikać z katalogu ; prosimy zatem nie przesyłać danych wielokrotnie.]
Wyniki można pobrać z naszego serwera ftp 193.0.118.55, gdzie w katalogu symbole/wyniki każda z bibliotek (która przekazała nam komplet danych!) - znajdzie 7 plików, zawierających szczegółowe wykazy rozbieżności. Nazwa każdego pliku rozpoczyna się symbolem biblioteki, a o zawartości decyduje rozszerzenie:
- braksym – wykaz numerów kontrolnych rekordów bibliograficznych katalogu centralnego nieuzupełnionych symbolem,
- braklok - wykaz numerów kontrolnych rekordów bibliograficznych katalogu centralnego z nadmiarowym symbolem,
- brakid - wykaz numerów kontrolnych rekordów bibliograficznych katalogu lokalnego nieistniejących już w katalogu centralnym (dotyczy tylko druków zwartych),
- brakaktual - wykaz numerów kontrolnych niezaktualizowanych rekordów bibliograficznych katalogu lokalnego,
- _khw.braklok – wykaz brakujących w katalogu lokalnym rekordów khw,
- _khw.brakid - wykaz numerów kontrolnych rekordów khw nieistniejących już w katalogu centralnym,
- _khw.brakaktual - wykaz numerów kontrolnych niezaktualizowanych rekordów khw.
Skoro mamy pliki, to rozszyfrujmy ich zawartość i podejmijmy konkretne działania:
- braksym - oznacza wykaz numerów kontrolnych rekordów bibliograficznych katalogu centralnego nieuzupełnionych symbolem Państwa biblioteki. Czyli są to rekordy, które Państwo pobrali od nas, ale nie dodali do nich swojego symbolu w bazie centralnej.
działanie: należy dodać symbol Państwa biblioteki w katalogu NUKAT. - braklok - to sytuacja odwrotna, ponieważ wskazuje na wykaz numerów kontrolnych rekordów bibliograficznych katalogu centralnego z nadmiarowym symbolem, czyli dodali Państwo symbol do rekordu, ale tego rekordu nie pobrali Państwo do siebie (a przynajmniej numeru tego rekordu nie było na tym wykazie przesłanym do nas do porównania)
działanie: usuwają Państwo nadmiarowy symbol lub pobierają rekord do katalogu lokalnego - brakid oraz _khw.brakid - to wykazy numerów kontrolnych rekordów bibliograficznych i khw nieistniejących już w katalogu centralnym.
Główną przyczyną usuwania rekordów w bazie NUKAT są dublety.
działanie: należy sprawdzić w bazie NUKAT, czy jest analogiczny opis do pobranego i zastąpić nim lokalnie ten, który jest podany na wykazie. Analogicznie postępujemy w przypadku rekordów khw.
W przypadku 3 pozostałych wykazów możliwe są działania ręczne, ale... możemy się umówić, że wystawimy dla Państwa w ustalonym dniu rekordy z tych plików, a Państwo w tym samym dniu załadują je do swojego systemu. Dzięki temu pozbędą się Państwo rozbieżności. Ale uwaga - by nie pojawiły się dodatkowe rozbieżności, to rekordy muszą być załadowane w tym dniu, w którym je wystawimy. Dlatego właśnie zawsze umawiamy się na konkretny dzień z daną biblioteką poprzez poniższy formularz.
Chodzi tutaj o wykazy:
- brakaktual - czyli wykaz numerów kontrolnych niezaktualizowanych rekordów bibliograficznych katalogu lokalnego (czyli zabrakło u Państwa wgrania ostatniej modyfikacji tego rekordu)
- _khw.brakaktual - sytuacja analogiczna do powyższej, czyli wykaz numerów kontrolnych niezaktualizowanych rekordów khw
- _khw.braklok – wykaz brakujących w katalogu lokalnym rekordów khw, które zostały użyte do pobranych przez Państwa rekordów bibliograficznych
Jeżeli zechcą Państwo zamówić pakiet rekordów z którymś z tych trzech ostatnich plików, to proszę uzupełnić wspomniany formularz, podając nazwę pliku i datę, kiedy będą mogli Państwo je załadować. My te rekordy Państwu wystawiamy na ftp i Państwa informatyk wgrywa je do systemu tego samego dnia.
- generowanie i umieszczanie plików na ftp przed lub po terminie porównania - informatycy Centrum NUKAT zaznaczają w tabeli, że termin przesłania pliku nie jest zgodny z procedurą.
Przypominamy, że pliki powinny być wygenerowane w dniu porównania po załadowaniu codziennych aktualizacji do baz lokalnych. W przeciwnym razie już na wstępie pojawią się rozbieżności. - zamieszczanie plików z rozszerzeniem txt itd. - wymusza to dodatkową pracę informatyków i przez to w tabelce muszą zaznaczyć, że nazwa pliku nie jest zgodna z procedurą (bo powinna być bez żadnego rozszerzenia)
- błędy w nazwach pliku - przypominamy, że plik dla rekordów biblograficznych powinien mieć nazwę o strukturze SYMBOL_BIBLIOTEKI (np. WA_212), a plik dla rekordów khw: SYMBOL_BIBLIOTEKI_KHW (np. WA_212_KHW)